Kodėl užduočių dėžutė tampa chaoso šaltiniu
Žinote tą jausmą, kai atidarote savo užduočių sąrašą ir akimirkai sustingstate? Dešimtys, o gal šimtai įrašų žiūri į jus iš ekrano, o jūs net nežinote, nuo ko pradėti. Tai ne jūsų kaltė – problema slypi ne motyvacijos trūkume, o tame, kaip organizuojame savo užduotis.
Daugelis žmonių pradeda naudoti užduočių valdymo įrankius su dideliu entuziazmu. Pirmosiomis dienomis ar savaitėmis viskas atrodo puiku – įrašome viską, ką reikia padaryti, pažymime kaip atliktą, jaučiamės produktyvūs. Bet po kurio laiko ta pati sistema, kuri turėjo mums padėti, tampa našta. Užduočių sąrašas auga, senos užduotys miešiasi su naujomis, prioritetai tampa neaiškūs.
Problema ta, kad dauguma žmonių tiesiog suverčia visas užduotis į vieną didelę krūvą ir tikisi, kad sistema pati kaip nors viską išspręs. Bet ji neišspręs. Užduočių dėžutė yra tik įrankis, o kaip ir bet kuris įrankis, ji veikia gerai tik tada, kai žinome, kaip ją naudoti.
Pirmasis žingsnis: inbox zero filosofija ir jos pritaikymas
Girdėjote apie „inbox zero” koncepciją el. pašto kontekste? Tas pats principas puikiai veikia ir užduočių valdyme. Tačiau čia svarbu suprasti, kad „zero” nereiškia, jog turite viską iškart padaryti. Tai reiškia, kad kiekviena užduotis turi būti apdorota ir patalpinta į tinkamą vietą.
Kai nauja užduotis atsiranda jūsų dėžutėje (ar galvoje), turite nedelsiant nuspręsti, kas su ja bus daroma. Ar tai tikrai užduotis, ar gal tik informacija, kurią reikia kažkur išsaugoti? Ar tai didelė užduotis, kurią reikia suskaidyti? Ar tai kažkas, ką galite padaryti per dvi minutes ir tiesiog padaryti dabar?
Praktiškai tai atrodo taip: kiekvieną dieną (idealiu atveju ryte arba vakare) skirkite 10-15 minučių užduočių dėžutės peržiūrai. Nepradėkite dirbti – tik peržiūrėkite ir organizuokite. Kiekvienai užduočiai priskirkite kategoriją, prioritetą, terminą. Jei užduotis neaiški – performuluokite ją. Jei per didelė – suskaidykite. Jei nereikalinga – ištrinkite be gailesčio.
Kategorijų sistema, kuri iš tiesų veikia
Daugelis žmonių kuria pernelyg sudėtingas kategorijų sistemas su dešimtimis skirtingų žymų ir projektų. Po kurio laiko tai tampa nevaldomu chaosu. Geriau pradėti nuo paprastos sistemos ir ją plėsti tik tada, kai tikrai reikia.
Štai bazinė struktūra, kuri veikia daugumai žmonių: Darbas, Namai, Asmeninis vystymasis, Finansai, Sveikata. Penkios pagrindinės kategorijos. Taip, galite turėti daugiau, bet pradėkite nuo šių. Kiekviena kategorija gali turėti pokategorijas, bet tik tada, kai tai tampa būtina.
Svarbu suprasti, kad kategorijos nėra tikslas savaime. Jos egzistuoja tam, kad galėtumėte greitai filtruoti užduotis pagal kontekstą. Kai esate darbe, norite matyti tik darbo užduotis. Kai esate namuose su šeima, darbo užduotys neturėtų trukdyti. Kontekstas yra raktas.
Dar vienas naudingas būdas – kurti kategorijas pagal tai, kur ar su kuo galite užduotį atlikti. Pavyzdžiui: „Skambučiai”, „Kompiuteris”, „Parduotuvė”, „Susitikimai su Jonu”. Kai turite laisvą minutę ir esate prie kompiuterio, žiūrite į „Kompiuteris” kategoriją ir iškart matote, ką galite padaryti.
Prioritetų nustatymas be streso
Prioritetų nustatymas – tai vieta, kur dauguma žmonių suklysta. Jie arba visoms užduotims priskiria aukščiausią prioritetą (nes viskas atrodo svarbu), arba apskritai nepriskiria jokių prioritetų. Abi strategijos neveiksningos.
Naudokite trijų lygių sistemą: Aukštas, Vidutinis, Žemas. Ir štai svarbiausias dalykas – aukšto prioriteto užduočių bet kuriuo metu turėtumėte turėti ne daugiau kaip 3-5. Jei turite daugiau, tai reiškia, kad nepriimate sunkių sprendimų apie tai, kas iš tiesų svarbu.
Kaip nuspręsti, ar užduotis yra aukšto prioriteto? Užduokite sau šiuos klausimus: Ar taituri aiškų ir artimą terminą? Ar tai turi didelę įtaką mano tikslams? Ar tai blokuoja kitas užduotis? Ar tai turės neigiamų pasekmių, jei nebus padaryta greitai? Jei atsakėte „taip” bent į du klausimus, tai galbūt aukštas prioritetas.
Bet yra ir kitas aspektas – energijos lygis. Kai kurios užduotys reikalauja daug protinės energijos ir koncentracijos, kitos – ne. Aš mėgstu žymėti užduotis ne tik pagal prioritetą, bet ir pagal tai, kiek energijos jos reikalauja. Tuomet, kai jaučiuosi energingas, galiu pasirinkti sudėtingas užduotis, o kai pavargęs – lengvesnes, bet vis tiek produktyvias.
Laiko blokavimas ir užduočių siejimas su kalendoriumi
Štai tiesa, kurios daugelis nenori pripažinti: jei užduotis nėra jūsų kalendoriuje, ji greičiausiai nebus atlikta. Užduočių sąrašas yra puikus dalykas, bet jis rodo tik tai, ką reikia padaryti, o ne kada.
Čia ir prasideda laiko blokavimo magija. Kiekvieną savaitę (aš tai darau sekmadienio vakarą) peržiūrėkite savo aukšto prioriteto užduotis ir įrašykite jas į kalendorių kaip konkrečius laiko blokus. Ne kaip priminimus, o kaip tikrus susitikimus su savimi.
Pavyzdžiui, jei turite parašyti svarbų ataskaitą, nepalikite jos tiesiog užduočių sąraše su žyme „aukštas prioritetas”. Vietoj to, įrašykite į antradienio kalendorių nuo 9:00 iki 11:00 „Ataskaitos rašymas”. Šios dvi valandos dabar yra rezervuotos, kaip ir bet kuris kitas susitikimas.
Svarbu būti realistais dėl laiko. Dauguma žmonių neįvertina, kiek laiko užduotys iš tiesų užima. Geriau įvertinti su atsarga – jei užduotis, jūsų manymu, užims valandą, įrašykite 90 minučių. Taip turėsite buferio laiko netikėtumams ir nejausisite nuolatinio spaudimo.
Savaitinis ir mėnesinis peržiūros ritualas
Jei darytumėte tik vieną dalyką iš viso šio straipsnio, tegul tai būna savaitinė peržiūra. Tai yra tas dalykas, kuris atskiria žmones, kurie tikrai kontroliuoja savo užduotis, nuo tų, kurie tik apsimeta.
Savaitinė peržiūra – tai ne greita užduočių sąrašo peržvelgimas. Tai struktūruotas procesas, kuris turėtų užtrukti 30-60 minučių. Štai kaip aš tai darau: pirma, peržiūriu praėjusią savaitę – kas buvo padaryta, kas ne, kodėl. Antra, išvalau užduočių dėžutę – ištrinų nereikalingas užduotis, atnaujinu prioritetus, performuluoju neaiškias užduotis. Trečia, planuoju ateinančią savaitę – kokios yra pagrindinės užduotys, kada jas darysiu, ko noriu pasiekti.
Mėnesinė peržiūra yra panašus, bet platesnio masto procesas. Čia žiūrite į didesnius projektus, ilgalaikius tikslus, bendrą kryptį. Ar užduotys, kurias darote, iš tiesų veda jus link to, kur norite būti? Ar yra dalykų, kuriuos turėtumėte pradėti daryti? Ar yra dalykų, kuriuos turėtumėte nustoti daryti?
Šie ritualai gali atrodyti kaip laiko švaistymas, ypač kai jūs „taip užsiėmę”. Bet paradoksas tas, kad būtent tada, kai jaučiatės labiausiai užsiėmę, šie ritualai yra svarbiausi. Jie padeda jums sustoti, atsitraukti ir įsitikinti, kad bėgate teisinga kryptimi, o ne tiesiog greitai.
Užduočių skaidymas: nuo projekto iki veiksmo
Viena didžiausių priežasčių, kodėl užduotys lieka nepadarytos, yra ta, kad jos iš tiesų nėra užduotys – jos yra projektai. „Sutvarkyti finansus” nėra užduotis. „Suplanuoti atostogas” nėra užduotis. Tai projektai, susidedantys iš daugybės mažesnių užduočių.
Gera užduotis prasideda veiksmažodžiu ir yra pakankamai konkreti, kad žinotumėte, ką tiksliai reikia daryti. Ne „Finansai”, o „Paskambinti į banką ir paklausti apie paskolos sąlygas”. Ne „Atostogos”, o „Pažiūrėti skrydžių kainas Booking.com svetainėje”.
Kai užrašote naują užduotį, sustokite ir paklauskite savęs: ar tai yra konkretus veiksmas, kurį galiu padaryti? Jei ne – skaidykite. Dideli projektai gali būti baugūs ir dėl to mes juos atidėliojame. Bet kai suskaidote juos į mažus, valdomus žingsnius, staiga viskas atrodo įmanoma.
Aš mėgstu naudoti „kito veiksmo” principą. Kiekvienam projektui visada žinau, koks yra konkretus kitas veiksmas. Ne visi veiksmai, ne visas planas – tik kitas veiksmas. Tai sumažina psichologinį barjerą ir padeda pradėti. O pradėjus – tęsti jau lengviau.
Technologijos ir įrankiai: kas veikia, kas ne
Galite naudoti sudėtingus užduočių valdymo įrankius su šimtais funkcijų, o galite naudoti paprastą užrašų knygutę. Aš mačiau žmonių, kurie yra produktyvūs abiem būdais. Įrankis nėra svarbiausias dalykas – svarbiausia yra sistema.
Tačiau jei naudojate skaitmeninį sprendimą (o daugelis žmonių naudoja), štai keletas dalykų, į kuriuos verta atkreipti dėmesį. Pirma, įrankis turėtų būti greitas. Jei užduoties įvedimas užima daugiau nei 10 sekundžių, jūs nesinaudosite juo nuosekliai. Antra, jis turėtų būti prieinamas visur – telefone, kompiuteryje, planšetėje. Užduotys atsiranda bet kada ir bet kur. Trečia, jis turėtų palaikyti jūsų organizavimo sistemą – kategorijas, prioritetus, terminus, žymes.
Populiarūs įrankiai kaip Todoist, Things, Microsoft To Do, Google Tasks – visi jie gali puikiai veikti. Svarbiau nei konkretus įrankis yra tai, kad jūs jį nuosekliai naudotumėte. Geriau paprastas įrankis, kurį naudojate kasdien, nei sudėtingas, kurį atidarote kartą per savaitę.
Vienas patarimas: nesinaudokite per daug įrankių vienu metu. Aš mačiau žmonių, kurie turi užduotis Todoist, Trello, Excel lentelėse, užrašų knygutėje ir lipniuose lapeliuose. Tai ne sistema – tai chaosas. Pasirinkite vieną pagrindinį įrankį ir laikykitės jo.
Kai sistema tampa gyvenimo būdu
Dabar žinote metodus, bet metodai patys savaime nieko nereiškia. Tikroji galia atsiranda tada, kai šie metodai tampa įpročiais, o įpročiai – gyvenimo būdu.
Pradėkite nuo mažų dalykų. Nebandykite įdiegti visų septynių metodų vienu metu. Pasirinkite vieną – gal tai bus kasdienė dėžutės peržiūra, gal savaitinis ritualas, gal užduočių skaidymas. Darykite tai dvi savaites. Kai tai taps natūralu, pridėkite kitą metodą.
Būkite kantrūs sau. Bus dienų, kai sistema neveiks. Bus dienų, kai užduočių dėžutė vėl pavirš chaosu. Tai normalu. Svarbu ne tai, kad sistema veiktų tobulai kiekvieną dieną, o tai, kad turėtumėte sistemą, į kurią galite grįžti, kai viskas išsiblaško.
Ir štai paskutinis dalykas, kurį noriu pasakyti: užduočių organizavimas nėra tikslas. Tikslas yra gyventi prasmingą, produktyvų gyvenimą, kuriame darote dalykus, kurie jums svarbūs. Užduočių dėžutė yra tik įrankis, padedantis pasiekti tą tikslą. Jei kada nors pastebite, kad sistema tampa svarbesnė už patį gyvenimą, sustokite ir pergalvokite. Galbūt reikia supaprastinti. Galbūt reikia atsitraukti. Sistema turi tarnauti jums, o ne atvirkščiai.
Organizuota užduočių dėžutė suteikia tai, ko daugelis žmonių desperatiškai ieško – aiškumo. Aiškumo dėl to, ką reikia padaryti. Aiškumo dėl to, kas svarbu. Aiškumo dėl to, kur eina jūsų laikas ir energija. O su aiškumu ateina ramybė, pasitikėjimas savimi ir gebėjimas iš tiesų judėti į priekį, o ne tik būti užsiėmusiems.
